A través de SAP S/4HANA Finance se gestiona toda la funcionalidad financiera de SAP S/4HANA, el cual, simplifica y elimina la redundancia y, por lo tanto, reduce la complejidad y mejora el rendimiento de los módulos finanzas y controlling
Los procesos financieros son el core de cualquier empresa. Toda la información fluye en conjunto en los módulos de Finanzas y Controlling.
A final de mes siempre surge la necesidad de efectuar un cierre rápido y efectivo del periodo, en los cuales, los usuarios se enfrentan a rendimientos lentos y procesos de reconciliación tediosos para cuadrar la contabilidad financiera con la analítica.
En este post, explicaremos los cambios que se han realizado en la estructura de la base de datos para SAP S/4HANA Finance. Comprenderá cómo SAP S/4HANA Finance simplifica los procesos de Controlling y contabilidad financiera que conoce de SAP ERP, y obtendrá una explicación de los cambios técnicos que dictan cómo SAP S/4HANA Finance afecta la configuración de Controlling en particular.
Luego obtendremos una idea del impacto de SAP S/4HANA Finance en los procesos comerciales y conoceremos las ventajas que SAP S/4HANA Finance puede proporcionar para el trabajo diario de los usuarios.
Cambios técnicos debido a SAP S/4HANA Finance
El principal cambio técnico de SAP S/4HANA Finance es la combinación de los documentos de contabilidad financiera con los documentos de controlling en una sola tabla. Dado que SAP S/4HANA Finance ya usa SAP HANA como base de datos principal, los aceleradores se activan automáticamente y no es necesario activarlos.
En la contabilidad y el control financieros tradicionales, hay cuatro tipos diferentes de documentos:
- Contabilidad de Activos
- Contabilidad general, cuentas por pagar y cuentas por cobrar
- Controlling
- Cuenta de resultados
Todos esos documentos en SAP S/4HANA Finance se combinan en una sola fuente de datos que se llama Universal Journal.
Universal Journal
Mejora la velocidad y la flexibilidad; por ejemplo, hace que la conciliación de los módulos de finanzas y controlling quede obsoleta porque ahora hay una única fuente de datos. También facilita la generación de informes ya que se puede acceder a los datos desde una tabla y no es necesario seleccionarlos de diferentes tablas.
Universal Journal
Para realizar técnicamente Universal Journal, se tuvo que crear una nueva tabla de base de datos dentro de SAP S/4HANA Finance, y se tuvieron que eliminar algunas de las tablas. Este cambio en la estructura de la tabla de la base de datos no tiene impacto en los informes o transacciones de informes existentes.
Durante la migración a SAP S/4HANA Finance, el sistema hará copias de seguridad de estas tablas y luego eliminará el contenido de las tablas originales antes de crear vistas con el mismo nombre y descripción que las tablas iniciales.
La eliminación de estas tablas consigue más transparencia y menos redundancia de datos. Por ejemplo, la eliminación de estas tablas consigue más transparencia y menos redundancia de datos. Al contabilizar una factura de proveedor con SAP ERP, los datos se almacenaban en 14 tablas, 3 índices primarios, 10 inserciones y 5 subtotales en el sistema SAP. Con SAP S/4HANA Finance, los datos se almacenan en solo 5 tablas y 3 índices primarios, y los subtotales se visualizados con vistas de compatibilidad.
Impacto en la configuración de Controlling S/4HANA
SAP S/4HANA Finance no tiene demasiado impacto en la configuración dentro del módulo de Controlling. Como ya hemos visto, los datos se almacenarán en una tabla de datos, Universal Journal, por lo que solo tendrá que hacer algunos ajustes para permitir la fusión de los documentos financieros de contabilidad y controlling.
Monedas
SAP S/4HANA Finance permite una tercera moneda en Controlling y, si es necesario, se puede implementar una cuarta moneda para todos los componentes.
Las monedas se actualizan de forma centralizada en la Gestión financiera. Las monedas de Contabilidad financiera y Controlling deben ser las mismas en SAP S/4HANA Finance porque los documentos para Contabilidad financiera y Controlling se combinan en uno.
Clases de Coste
Las clases de coste primarias y secundarias no se utilizarán con SAP S/4HANA Finance, por lo que ya no tendrá que crear elementos de coste. Ellas son el espejo de las cuentas de gastos, pérdidas y ganancias (P&G). Las cuentas secundarias se crearán como cuentas de mayor.
Todavía se pueden utilizar Transacción KA01 (Crear clases de coste primarias) y la Transacción KA06 (Crear clases de coste secundarias), pero estas de derivan en SAP S/4HANA Finance a la Transacción FS00 para la creación de cuentas de mayor
En la pestaña Descripción que se muestra en la Figura, permite seleccionar el tipo de cuenta que define el uso de la cuenta del Libro mayor.
Al elegir el tipo de cuenta, costes primarios o costes secundarios, se debe asignar un tipo de clase de coste en la pestaña Datos de control que se muestra en la Figura. Las categorías de clases de coste siguen siendo las mismas que en SAP ERP tradicional.
Análisis de Rentabilidad S/4HANA
En SAP S/4HANA la cuenta de resultados está basada en cuentas. La cuenta de resultados analítica puede seguir utilizándose; de hecho, si se quiere trabajar con contabilizaciones estadísticas, hay que utilizarla.
Los documentos de la cuenta de resultados analítica no se muestran en la ACDOCA. Estos documentos no se combinan con la Gestión Financiera.
Ciclos de subreparto
Durante la migración a SAP S/4HANA, hay que crear todos los nuevos ciclos de subrepartos si se implementa la cuenta de resultados contable, el ciclo de subreparto tiene un indicador en la cabecera sobre si se utiliza para la cuenta de resultados analítica o contable. No existe ninguna herramienta de migración para los ciclos de subreparto.
Cantidad
En las tablas de la Contabilidad Financiera tradicional, sólo se podía ver una cantidad la cantidad de entrega. En SAP S/4HANA Finanzas, puede transferir hasta tres unidades de cantidad y unidades de medida al Universal Journal.
La BAdI FCO_HOME_CO-EP_QUANTITY le permite convertir la cantidad de entrega en una unidad de cantidad de nuestra elección y guardarla en un campo adicional en un campo adicional del Universal Journal.
División del coste de las mercancías vendidas
En la valoración de la cuenta de resultados analítica, se puede dividir el coste de las mercancías vendidas (COGS) según el esquema de elementos de coste definido en el Cálculo del coste del producto.
Normalmente, el COGS se valora con el precio estándar y se contabiliza en una cuenta actualizada en la determinación automática de cuentas de la Gestión de Materiales.
Pero con SAP S/4HANA Finance, ahora es posible dividir el COGS también en la Contabilidad Financiera y/o en la Cuenta de Resultados contable asignando cuentas de pérdidas y ganancias a los elementos de coste de la estructura de elementos de coste.
Primero hay que definir un esquema de partición (0YA000) que se asigna al plan de cuentas (YCOA) y activo el indicador de basado en cuentas.
La cuenta de origen es la cuenta actualizada en la determinación automática de cuentas en la que se contabiliza la salida de mercancías (Transacción GBB VAX; Transacción GBB VAY).
El elemento de coste es el elemento de coste según su estructura. Se debe introducir todos los elementos de coste que son relevantes para la determinación del precio estándar.
La cuenta de destino es la cuenta en la que se contabilizará el COGS. Se puede definir una cuenta por elemento de coste o integrar los elementos de coste en cuentas de destino.
Desviaciones
En la producción, se trabaja con órdenes de proceso u órdenes de fabricación para producir mercancías. La entrega en stock se valora siempre con el precio estándar actual, por lo que se producen desviaciones de producción en el objeto de coste entre el coste real y el teórico.
A final de mes, se calculan esas desviaciones en el Cálculo del coste del producto antes de que se liquide el objeto de coste. Las desviaciones se dividen en diferentes categorías de desviación según el motivo de la desviación.
Estas categorías de desviación están definidas por SAP. En cuenta de resultados analítica, se puede liquidar el objeto de coste y visualizar las categorías de desviación en diferentes campos de valor.
Con SAP S/4HANA Finance, ahora es posible dividir las desviaciones también en la Contabilidad Financiera y/o en la Cuenta de Resultados contable.
Se debe crear todas las categorías de desviación y asignarles las cuentas de destino en la que se desea que se contabilicen las desviaciones.
Ventajas de SAP S/4HANA Finance
Mejora del rendimiento
No es necesario el procesamiento por lotes para las transacciones de fin de período. Las transacciones pueden ejecutarse en tiempo real, y se puede mostrar un registro de errores. También se pueden crear simulaciones. La ejecución del proceso y la toma de decisiones se simplifican la ejecución de los procesos y la toma de decisiones.
Reducción de la complejidad
Todos los datos relevantes para las finanzas se almacenan en una sola tabla: ACDOCA. Como los datos no están dispersos, ya no hay que reconciliarlos entre los diferentes módulos de contabilidad financiera, lo que ahorra mucho tiempo, especialmente durante el fin de mes. La preparación y el análisis de los datos pueden ejecutarse en un tiempo mucho menor.
Eliminación de los agregados
Las tablas de totales (así como las jerarquías fijas y los índices de la base de datos) se han eliminado para mejorar la flexibilidad de los informes y las jerarquías dinámicas. Esos datos se extraen directamente de las tablas de detalle de las partidas en tiempo real.
Nuevas posibilidades de elaboración de informes
Los informes flexibles basados en SAP Fiori ofrecen la información más importante de forma gráfica.
SAP S/4HANA Finance es la próxima generación de módulos financieros a través de los cuales SAP ofrece información en tiempo real.